A Importância da Gestão Documental para o Condomínio

A organização dos documentos do condomínio proporciona uma gestão mais transparente, eficiente e eficaz, gerando agilidade, economia de tempo e  dinheiro.  

O síndico deve se atentar ao bom senso e realizar a organização da documentação de forma que seja fácil identificar cada categoria e acesso rápido ao documento desejado.

Para que a digitalização dos documentos impressos produzam os mesmos efeitos legais dos originais, devem ser observados os padrões técnicos previstos na Lei 12.682/2012, como  integridade, legibilidade, cor, resolução, entre outros dispostos na Lei.

É necessário evitar acúmulos desnecessários. O síndico deve se atentar a tabela de temporalidade de guarda dos documentos e contar com apoio jurídico para evitar o descarte de provas que possam causar prejuízos ao condomínio.

Tanto o armazenamento como a eliminação dos documentos que contenham dados pessoais, deve ser realizado em conformidade com à Lei Geral de Proteção de Dados para evitar o tratamento forma inadequada.

Valzira Souza

Advogada especialista em Direito Civil, Gestão e Direito Condominial e Lei Geral de Proteção de Dados, colunista e professora. @valzira_souza.adv